期刊介绍
期刊导读
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- 06/20产品经理文件管理与文件归档的通用规范
- 06/10幽默笑话:女经理长得特别漂亮,俺非常喜欢她
- 06/08西安经理办公室装修设计一定要注意六方面
- 06/04海岱财评丨三大采购经理指数均在临界点以上,
产品经理文件管理与文件归档的通用规范(2)
- 01_互联网医院V1.0_需求文档_2
- 01_用药指导V2.7.4_流程图_2
曾经采用的方式为:序号+项目名称+项目版本号+文件名称+文件版本号+最新更新日期。
直到多次出现过如下对话:“项目版本是V1.0,还是文档版本?”
同时出现2个版本号提升了多余的沟通成本,我便取消了这种方式,只保留一个项目版本号,毕竟自己写的文档自己能做区分就行,对外只需要给出确定版即可,无需新增多余的认知成本。
2. 其它说明(1)个人文件与其它文件说明
对于不属于项目文件,但是属于工作内容中的一部分。
如我日常会帮忙处理商务同事的标书技术偏离表,我司每月要每个员工填写绩效评价表,这些文件则可以直接建个新的文件夹,单独存放即可。
由于这些文件数量是累加的,我便直接采用了两种方式:
- 数量累加速度较快的,按年-月划分文件夹
- 数量累加速度可控的,直接存放文档
(2)临时性文件与一次性文件说明
我采用的方法是:
- 直接保存在桌面,定期清理即可,后来发现自己也没定期清理过,然后就有了第2种。
- 建立个临时文件夹,用于保存临时文件。
(3)对于临时文件小方法
通过微信/钉钉/飞书等通讯工具发出的文件,直接对话框内点击文件,word打开,处理完成后保存,然后在转发刚才的文件消息即可。
因为文件已经存在电脑的某个位置了,处理完保存后,直接转发的就是处理后的文件。
3. 其它方法借助工具,如Everything、腾讯桌面、dropit等文件管理工具。
当然,如果自己有了文件存储规范,工具的作用就不是那么重要了。
四、总结
这是我目前的文件管理方式,整体使用来看还是可以满足自己的需求的,当然这也是给大家提供个思路,毕竟适合自己才是最重要的。
如果你觉得这种存储方式还不错,但是懒得建文件夹。
我做了个批量生成文件夹的.bat文件(不支持Mac),直接在文件夹内点击运行就可以批量生成和我目前一样的文件夹,无需手动创建。
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题图来自Unsplash,基于CC0协议
文章来源:《新商务周刊》 网址: http://www.xswzkzzs.cn/zonghexinwen/2021/0620/792.html