期刊介绍
期刊导读
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如何发挥商业企业档案的作用
长期以来,商业企业的档案工作是市场经济体制改革下的一个薄弱环节,随着市场经济的深化、竞争的加剧,商业企业的档案管理工作面临的挑战和问题更加突出。要如何改变档案管理工作的落后状态,更好地适应各种商业竞争环境需要,是企业各级档案管理部门所要面临的问题。
1 商业企业档案管理的特点
商业企业是我国经济建设的主战场,商业企业的档案管理涉及到生产活动的各个领域,种类丰富、特点鲜明,具有研究价值。商业企业的管理具有自身的特点,主要有以下几点:一是商业企业的档案内容构成复杂。商业企业拥有多个部门、多种职能,例如运营部门、财务部门、人事部门、技术部门等等。档案的内容也各不尽相同,档案资源的主体来源渠道多且分散,材料内容的构成也非常多样化,档案管理的难度较大。二是载体多样化。商业企业类型众多,企业日常运营管理过程中产生的文件资料最终都可能成为档案,企业档案具有独有的经济属性,能够解决企业日常运营中的各种问题。人们能够查阅以往信息内容,将有价值的信息提取利用。三是管理方式多种多样。由于商业企业的部门性质不同,其收取信息资源的方式方法也不同,对于搜集的信息资源侧重也有所区别。在企业档案管理过程中,应当要结合企业的规模形态和具体情况制定相应的管理方式。
2 发挥商业企业档案作用的策略
2.1 构建档案管理制度保障企业稳定发展
企业为了更好地管理档案,必须要建立起档案管理部门负责制,企业应当建立科学有效的档案管理制度,使得全体员工有章可循、更好发挥档案管理部门的职责。主要从符合国家法律法规前提下制定企业内部的管理制度,以及设立符合企业实际管理需求要求的技术规范标准。只有如此,才能快速准确地记录企业日常运营、交易记录、准确直观地反馈出企业经营的得失。在商业企业内部实现档案信息的层级管理、资源共享,充分利用档案信息资源总结经验教训,提升档案管理、商业机密的安全系数,为企业的稳健运营保驾护航。
2.2 加强档案管理的队伍建设完善市场经济体制
人才是企业之本,要促进档案管理水平的提升,就应当积极主动推动档案管理队伍的建设、社会的发展,树立起人才兴档的理念。应当要明确企业内部档案管理职能的职责,要有独立的档案管理模块,隶属于某个部门的统一管理,联合信息中心丰富档案管理的作用。我国发改委和工商联也发布了相关规定,明确指出做好商业企业的档案管理工作,发挥商业企业档案管理的效率是促进我国市场经济发展的深化要求。各个部门要对企业的档案管理部门和模块实施监督权、管理权,对我国经济发展的重要阶段进行监管。
2.3 推进现代信息技术应用 促进档案事业的发展
进入二十一世纪以来,我国互联网通信事业的飞速发展给档案的电子管理化带来了契机。当前商业企业的档案管理人员已经能够充分运用软件、硬件设备对企业的档案信息进行搜集、管理,并充分利用。另外,在安全保护方面,信息技术的不断升级能够取代大量的纸质单据,提升查询利用效率的同时,不断升级的反黑客反病毒入侵技术,能够避免档案的信息泄露。强化了商业企业的档案管理工作,规范档案管理的制度体系,能够确保企业的档案真实性、完整性,这些都是我国档案事业取得成果的重要里程碑。商业企业的信息技术运用不仅反映了企业的档案管理水平、企业的发展阶段,也反映出了整个社会的发展水平、需求。利用信息的档案管理有效性,能够确保商业企业的档案质量、覆盖面都面临巨大挑战的从容应对。
2.4 利用档案资源实现企业管理水平提升
当前的市场竞争中,卖方市场逐渐向买方转变。如何快速掌握和有效利用到档案管理的信息,能够更好地让商家竞争中取得必要的胜利。档案是重要资源,能够充分解释原始数据的依据来源、真实可靠性、实现现实信用性。例如,山西某商城在解决和太原油墨厂、高氏劳瑞油墨纠纷中,就凭借着档案的存单资料,最终胜诉,为企业挽回经济损失一百万元。公司领导从该case中已到了档案的重要和稳定性,从而重视档案工作,强化档案给商业企业带来的社会效益,加强对档案工作的投入、促进档案工作的稳定发展。
3 发挥商业企业档案作用的保障措施
文章来源:《新商务周刊》 网址: http://www.xswzkzzs.cn/qikandaodu/2020/1010/508.html