期刊介绍
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期刊导读
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干货:产品经理高效会议指南(2)
【作 者】:网站采编
【关键词】:
【摘 要】:会议五要素包括人物、时间、场景、事物、主题。 【人物】 参会的干系人,包括主讲人及参会者 【时间】 指会议的开启时间及结束时间。 我们在开会的
会议五要素包括人物、时间、场景、事物、主题。
【人物】
参会的干系人,包括主讲人及参会者
【时间】
指会议的开启时间及结束时间。
我们在开会的时候,往往记得通知会议的开始时间而忽略了会议的结束时间,也就是会议持续时间。
当没有设定结束的时刻,那么当人在手头没有紧急要事的时候,就会在潜意识当中认为会议时间很长,从而无限拉长会议时间,造成会议效率低下。
试想一下,你领导给你布置一个任务,但是没有deadline,那么你会当天就解决掉吗?
答:“会的!”
好了,别欺骗自己了,大概率是不会的!
注意要点:
会议时间记得提前邀约,每个人手头都是有任务安排的,尊重他人的时间及安排。
若涉及的时间有冲突,根据重要性程度去协调对应方的时间。(例如老大A与下属B的时间冲突了,在会议无法延期的情况下,协调下属B的时间)
【场景】
指会议的开会地点,包括有投影仪、白板等设施,便于会议地有效进行。
【主题】
会议的内容及事件,包括会议的背景,最终解决的问题。
2. 会议通用流程
关于会议的通用流程,简单来说,阿境总结了一句话“一约二讲三总结”。
- 一约包括约会议人员的时间、会议室的时间;
- 二讲包括讲述会议背景,阐述会议内容;
- 三总结包括总结会议内容,执行会议结果;
若将整体流程剖析开,则可分为【会议前】、【会议中】、【会议后】三部分
【会议前】
- 以类邮件形式发布会议邀请,附上会议文档(如需求文档等),并提前周知参会者阅读
- 若有需讨论内容,周知参会者提前准备,提升会议效率
- 若会议上涉及方案讨论,提前准备多种方案
- 若涉及方案评审,则所有问题在会前提前解决
- 提前预定好会议室、投影仪等,并在会前提前到达准备
- 若有白板,可在会议前提前写上会议目的及背景等(节省会议效率)
- 确认好会议记录者,便于会议纪要的撰写
【会议中】
- 会议第一件事介绍会议背景、目的(该点虽小,但无比重要!)
- 清晰阐述会议结构,突出重点,区分会议时间的划分主次
- 主讲人需掌控会议的主导性及方向性
- 时刻明确会议主旨,讨论过细或者远离此次会议讨论范围时一定要及时拉回来,提高会议效率
- 会议中争议较大的点,采取“5分钟原则”,若限定时间内未得出结果则延后讨论
- 会议整体时长不宜过长,若时间的确过长,则可一一拆分
- 可借助工具(白板、电脑等)通过可视化给到项目组人员更直观的表现
【会议后】
- 整理会议纪要,越快越好(保证内容的不失真,以及项目人员能够及时回顾会议内容)
- 会议内容以邮件形式周知参会人员,需要执行的,明确指出具体责任人
- 会议遗留问题在短时间内进行解决
- 主讲人提前做好项目进度的阐述
- 项目各角色阐述项目进度,项目问题,项目解决方案及所需配合资源
- 把控项目当前风险,若出现风险则寻求解决方案
- 项目若有需求变动,在会上一并提出并记录
- 准备好项目调研报告、项目数据情况等材料
- 主讲人需要提前准备项目概述及启动陈词
- 准备好各角色的产品需求(包括运营需求、产品需求、老板需求、商务需求等)
- 提前标注好需求背景、需求价值、用户价值、预期解决方案等
- 与需求方沟通清楚需求的来龙去脉,确定需求是否要推进
- 会后标记需求状态
- 针对于每个需求点,产品经理需做好数据调研、市场调研、用户心理分析,需求背景,用户价值等的准备,应对项目组人员对需求产生的疑问
- 提前将需求与各开发单独核对,方案上有问题提前解决
- 产品经理核对需求当中的错误点(避免简单的逻辑错误等)
- 切勿将需求评审会开成技术研讨会,及时“制止”评审会的技术过多的讨论
- 在陷入某个问题过久时,若无合适方案,记录下来且会后再议
- 切记,需求评审会并非讨论会,而是方案确认会,过长的会上讨论容易引起疲惫
文章来源:《新商务周刊》 网址: http://www.xswzkzzs.cn/zonghexinwen/2021/0424/738.html